TeamFores’ten DRD’ye yeni nesil akıllı ofis tasarımı

TeamFores’in, Türkiye’nin tamamı yerli sermayeli en büyük filo kiralama markası DRD için Kağıthane’de tasarladığı merkez ofis, firmanın “En Çok Çalışılmak İstenen Şirketler Listesi”nde hızla üst sıralara çıkmasını sağladı. Sürdürülebilir, çağdaş ve akıllı ofis sistemiyle tasarlanan DRD Filo Kiralama merkez ofisinin hareketli, esnek ve pozitif çalışma anlayışı sunan iç mimarisi, personelin motivasyonunu ve şirketin verimliliğini de artırdı.

Operasyonel filo kiralama sektörünün öncü firması DRD’nin Kağıthane’deki merkez ofisinin kısa süre önce Mimar Serter Karataban liderliğindeki TeamFores tarafından tamamlanan iç mimarisi, yalnız şirket personelinin motivasyonunu ve verimliliğini artırmakla kalmadı, DRD’nin “En Çok Çalışılmak İstenilen Şirketler Listesi”nde ilk sıralara yükselmesini de sağladı.

1998 yılında kurulan ve 15 yılda, 26.000 araçlık filosuyla Türkiye’nin tamamı yerli sermayeli en büyük kiralama şirketi durumuna gelen DRD Filo Kiralama şirketinin mevcut merkez ofisleri artık büyümeyi kaldıramadığından, Kağıthane’de yer alan 2.500m2’lik yeni ofislerine taşınma planları 2013 yılı başında başlamış.  Firmanın kurumsal ve vizyoner üst yönetimi, yeni ofislerinin personel verimliliğini en üst seviyeye taşıyacak, orta vadedeki büyüme hedeflerini karşılayabilecek, esnek ve çağdaş bir anlayışıyla tasarlanması isteğiyle TeamFores’e başvurmuş.

Tasarım ve ArGe çalışmaları yaklaşık 8 ay süren, uygulaması ise 4-5 ay gibi kısa bir sürede tamamlanan ofisi oluşturan her metrekare TeamFores tarafından tek tek ve özenle tasarlanmış. Çalışma masalarından toplantı oturmalarına, yazıcı ünitelerinden hareketli kesonlara, çöp ayrıştırma birimlerinden dosya depolama sistemlerine kadar her birim bu proje için özel olarak tasarlanarak hayata geçirilmiş.

Daha çok sosyal alan, daha yüksek motivasyon

Projeyi özel kılan ve akıllı yapan en önemli faktör, daha az alanda çalışma alanlarını çözümleyip, sosyal alanlara daha fazla yer sunma imkanı vermesi, bunu yaparken de çalışan motivasyonunu üst seviyede tutarak, verimliliği arttırması olmuş. Ofisin günümüz çalışanının değişen çalışma alışkanlıklarına akılcı ve sade çözümler sunan tasarımında mekanların çok fonksiyonlu olarak kullanılabilmesi, bu ölçekte bir proje için ihtiyaç duyulan alanı azaltmış, farklı fonksiyonlara da yer açabilmeye imkan vermiş. Sosyal donatıların kurgulanmasındaki başarı, aynı ofiste çalışan fakat birbirini tanımayan insanların kaynaşarak, doğru bir etkileşim sayesinde verimliliğini arttırmasında da açıkça kendini belli etmiş.

Sosyal hayata katkının başka bir parçası da tüm dinleri kucaklayıcı birer meditasyonalanı olarak düşünülen dua odaları olmuş.

Enerji tasarrufu ve sürdürülebilirlik…

Teknolojiden de üst düzeyde faydalanılan DRN Filo Kiralama merkez ofisinde kullanılan otomasyon sistemleri sayesinde mekanik koşullar ve aydınlatma kişi sayısı ve kullanım senaryosuna göre çalışması ve gereksiz enerji tüketiminin önüne geçilmesi sağlanmış.

Enerjinin dengeli kullanımı, gereksiz cihazları çalıştırmanın önüne geçtiğinden mekana akustik konfor olarak da yansımış. Böylece zaten jeotermal enerji ile iklimlendirilen bir binada bulunan ofis tasarımında, enerji sürdürülebilirliği de desteklenmiş.

Özgür ve hareketli çalışma anlayışı…

Eğitsellik ve sosyal sorumluluk yönü de göz ardı edilmeden tasarlanan mobilyalar, kullanıcıyı mekana ya da masaya bağlı olmaktan kurtarıp, özgür ve tümel mekanı sahiplenici bir ofis ortamı yaratmış.

Mobilyaların kullanımının kişiyi hareket etmeye yönelttiği ofiste, böylece durağan ve rutin bir çalışma ortamının önüne geçilmek istenmiş. Çalışma masalarından toplantı oturmalarına, yazıcı ünitelerinden hareketli kesonlara, çöp ayrıştırma birimlerinden dosya depolama sistemlerine varıncaya kadar her şey bu proje için özel olarak tasarlanmış ve hayata geçirilmiş.

Ünlü tasarımcılardan mobilyalar, sanat galerisi gibi mekanlar…

TeamFores önderliğinde, Türkiye’nin önemli sanatçı ve tasarımcılarının da projeye yadsınamaz katkıları olmuş. Türkiye’nin en önemli ressamlarının her mekan için özenle seçilmiş eserleri, ofisin geneline adeta bir sanat galerisi niteliği kazandırırken, TeamFores’e ait tasarımların yanı sıra Aziz Sarıyer, Derin Sarıyer ve Tanju Özelgin gibi ünlü tasarımcıların ürünleri ve mobilya çözümleri de mekanlara değer katan diğer unsurlar olmuş.

Sonuçta, başka bir ofise benzemeye çalışmadan, eklektik yapılanmadan uzak, tüm çalışanların tüm ofisi sahiplendiği bir mekan ortaya çıkmış.

Mimar Serter Karataban’ın DRD Filo Kiralama Hakkındaki Görüşleri:

“Bir ofis neden akıllı olmalıdır, nasıl akıllı olur? Günümüz beyaz yakalı çalışanlarının ortak problemi, özellikle de monoton bir iş tanımları varsa, kaotik ofis ortamlarında ofise gitmeyi kendileri için keyifli kılacak bir neden bulamamalarıdır. Spordan, sanattan ve dışarıdaki gerçek dünyadan bağlantısız yaşamak, özellikle kalabalık ofislerde sosyalleşememek, farklı bölümlerdeki çalışanların birbirleriyle asgari düzeyde iletişim kurmaları, işin mekana bağımlı olarak yapıldığı durumlarda bir çok ofis hastalığına kolaylıkla yakalanabilme ihtimalleri çağdaş ve akıllı bir ofis ortamında çözülmüş olması gereken sorunlardır.

Mekanların optimizasyonu, doğru iletişim ve erişim kurgusu, eş kullanımlı alanlar ve esneklik bir mekanı akıllı yapar. Akıllı bir ofis, konvansiyonel bir ofiste harcanan kullanım alanına %20’lere varan bir oranda daha az ihtiyaç duyulmasını sağlar. Çalışanlara verdiği hareket imkanı ile birçok ofis hastalığı daha seyrek görülmeye başlar. Kişilerin farklı mekanlarda esnek çalışma alışkanlığı kazanmasına, sosyalleşmesine, şirket içi tüm birimler arasındaki iletişimin güçlenmesine, kolay ve doğru karar alabilme yeteneklerinin iyileşmesine olanak tanır. Daha az kişiden oluşan ve daha organize bir üst yönetim ekibi ile daha verimli olunabilmesi, akıllı ofislerin şaşırtıcı gerçekliğidir.

İnsanların yaratıcılıklarını ve işe yoğunlaşabilme sürelerini arttırmak, sadece gerek duyulan az ve öz kurallar ve sistemler dizini ile sağlanabilir. 18 farklı Avrupa ülkesinde 5500 çalışan ile yapılan anket sonuçları göstermektedir ki, bir beyaz yakalı çalışanın motivasyonunu ve dolayısıyla verimliliğini artıran en önemli üç faktörden biri, esnek çalışma alanı ve çalışma saatleri, diğeri ise şirket içi sosyalleşebilme imkanıdır.

Derindere’nin yaklaşık 2.500m2’lik yeni ofisinde 180-200 çalışanı doğru departman dizininde konumlandırırken, birbirleriyle ve ortak kullanım alanlarıyla doğru ilişki içinde olmalarını sağladık. Yanı sıra yaklaşık 300m2 sosyal donatı ve 250m2 toplanma mekanı kurgulayarak yukarda sıraladığımız koşulları fazlasıyla sağladığımızı düşünüyorum.”

DRD Filo Kiralama CEO’su ve Yönetim Kurulu Başkan Vekili Aytekinhan Yıldırıcı’nın Görüşleri:

“Bundan önce modern olamayan ve eksik donanımlar sunan bir ofiste çalışıyorduk. Çok doğaldır ki öyle bir çalışma ortamından böylesi modern bir ofise geçmek, gece ile gündüz, siyah ile beyaz kadar farklıydı. Önceleri büyük bir şaşkınlık yaşandı, ofisin sunduğu olanakların neredeyse tümü kullanılmaya çalışılıyordu. Biz de dâhil olmak üzere tüm çalışanlarımızda adeta bir bayram sevinci etkisi oluşmuştu. Giyim, kuşam değişti, erkek çalışanlarımız, kızlarımız daha bakımlı, daha özenli ve en şık kıyafetleri ile gelmeye başladılar. Bu yaklaşım iş yapış biçimlerine de yansıdı, çalışma isteği arttı, hatta ilk başlarda mesai bitmesine rağmen çoğu arkadaşımız burada kalmayı, yarım kalan işlerini toparlamayı, böylece bir sonraki günü, bu ofis içerisinde hem iş, hem de kendileri için daha verimli kullanmayı tercih ettiler ve bu durum hala devam ediyor. Mesaimiz 08.00’de başlıyor, ancak arkadaşlarımızın çoğunun 07.00 itibarı ile geldiğini sistem kayıtlarımızdan rahatlıkla gözlemleyebiliyoruz.

Yeni ofisimize taşındığımızda yeni koşullara, personel servislerinin düzenine, mesai başlangıç-bitiş saatlerinin yerel koşullara göre adaptasyonuna alışmak biraz zaman aldı. Diğer taraftan bir mağaza veya doğrudan satış yapılan bir konumda değiliz. Dolayısı ile değişimin mali etkileri ölçümleyebilmek çok kolay değil. Lakin şunu kesinlikle ifade edebilirim; öncelikle finansal bir kuruluşuz ve özellikle bankalarla, finans kuruluşları ile denetim şirketleri ile yoğun iş birliklerimiz var. Burada misafir ettiğimiz kurum ve kişiler üzerinde oluşan etkiyi ŞAKINLIK, SAYGI ve GÜVEN kelimeleri ile özetleyebiliriz. Bu etkinin doğal bir sonucu işlerimize yansıyor, bu kesin. Şunu biliyorum ki, yapılan küçük bir araştırmada “EN ÇOK ÇALIŞILMAK İSTENİLEN ŞİRKETLER” listesinde hızla üst sıralara çıkıyoruz.”

EKONOMİ AJANDASI